Comment vous assurez-vous que les documents générés par des systèmes — probablement la plupart des documents existants aujourd'hui — sont accessibles aux utilisateurs et conformes à la législation en matière d'accessibilité ? Approfondissons ce sujet dans cet article !
Quel est le problème ?
Lorsqu'il s'agit d'apprendre à créer des documents accessibles, presque tous les conseils se concentrent sur les fichierscréés manuellement: comment baliser un PDF à la main, comment exporter correctement un document Word, etc.
Mais pensez aux derniers documents personnalisés que vous avez reçus. Peut-être un :
- engagement de prêt de votre banque
- bulletin de paie
- informations fiscales
- reçu numérique
Ces documents sont presque toujours générés par des systèmes.
Si elles proviennent d'une organisation soumise à la législation sur l'accessibilité (secteur public, banques, commerce électronique, etc.),les documentsdoivent être accessibles, quel que soit leur mode de production.
Dans la pratique, rendre le document accessible implique de s'assurer que :
- le document est correctement balisé
- les titres, tableaux, listes, etc. sont correctement balisés
- les images ont un texte alternatif qui les décrit
- le contraste des couleurs du texte et des éléments graphiques importants est suffisant
En bref : les technologies d'assistance telles queles lecteurs d'écrandoivent être capables de comprendre la structure et le contenu.
Exemple : document généré par un système inaccessible
Voici un exemple classique de document non balisé. Le volet Balises d'accessibilité, que j'ai ouvert dans Adobe Acrobat Pro, indique « Aucune balise disponible » :
Sans balises, les technologies d'assistance telles que les lecteurs d'écran ne peuvent pas interpréter le contenu de manière significative. De nombreux utilisateurs malvoyants naviguent dans les documents en passant d'un titre à l'autre, ce qui est tout simplement impossible lorsque les titres ne sont pas balisés.
Exemple : un document accessible généré par le système
En voici une accessible.
Notez que l'arborescence des balises contient une structure significative :
- <H1>, <H2> and so on for headings
- <P> for paragraphs
- <Table>, <TH>, <TD> for tables (TH and TD stand for table header and table data)
- <L> and <LI> for lists (List and List Item)
Cette structure est essentielle pour rendre le document accessible et utilisable par les utilisateurs de technologies d'assistance.
Déterminez dans quelle mesure les documents générés par votre système sont accessibles.
Si vous disposez d'Adobe Acrobat Pro, c'est assez simple :
- Ouvrez le panneauBalisesd'accessibilité.
- Exécutezl'outil de vérification de l'accessibilitéd'Adobe.
Vous aurez rapidement une vue d'ensemble de ce qui fonctionne et de ce qui ne fonctionne pas.
Vous ne disposez pas d'Acrobat Pro ? Contactez-nous et nous vous aiderons à réaliser une première évaluation :contact@enit.se
Trois façons d'aborder le défi
Il existe trois stratégies courantes pour améliorer l'accessibilité des documents générés par le système, et celle que vous choisirez dépendra probablement de la situation actuelle de votre organisation.
- Mise à niveau ou migration du système– nous pouvons appeler cela « l'accessibilité dès la conception ».
- Modules complémentaires d'accessibilité– « Accessibilité par remédiation »
- Passer au format HTML (avec PDF comme alternative)– « Accessibilité par défaut »
Passons-les en revue un par un !
1. Mise à niveau ou migration du système – « Accessibilité dès la conception »
Il s'agit de l'approche la plus robuste, mais aussi la plus chronophage, pour garantir l'accessibilité des documents générés par le système.
Avantages :
- Effort de mise en œuvre ponctuel
- Solution durable et facile à entretenir
- <span”>Supports all aspects of accessibility, not only technical compliance
Inconvénients :
- Peut être long et complexe
- Peut nécessiter une nouvelle installation
- Ne traite pas des documents historiques
La plupart des documents générés par le système sont produits à l'aide d'un système de gestion des communications clients (CCM). Les trois principaux fournisseurs de CCM sont OpenText, Quadient et Smart Communications.
Les trois proposent des plateformes qui prennent en charge la génération de fichiers PDF accessibles, notamment :
- OpenText
- Quadient Inspire Flex
- Quadient Inspire Evolve
- Communications intelligentes SmartCOMM
La prise en charge de l'accessibilité sur ces plateformes s'est considérablement améliorée ces dernières années. Lorsqu'ils fonctionnent avec les dernières versions disponibles, les trois fournisseurs offrent une prise en charge optimale de la sortie PDF accessible.
L'introduction de l'accessibilité par le biais d'une mise à niveau du système nécessite la révision et la mise à jour de tous les modèles de documents afin de garantir une structure sémantique et un balisage corrects. Cela inclut le traitement approprié des titres, tableaux, images, listes et autres éléments qui affectent l'expérience utilisateur des personnes utilisant des technologies d'assistance telles que les lecteurs d'écran.
L'organisation doit décider de la stratégie de migration : effectuer une migration 1:1 ou rationaliser les modèles. Nous recommandons généralement de commencer par des ateliers de rationalisation des modèles afin de réduire la portée et d'identifier les synergies. Cette approche s'est avérée efficace pour raccourcir les délais de mise sur le marché tout en pérennisant la configuration CCM.
Une mise à niveau du système favorise l'accessibilité dès la conception pour tous les nouveaux documents. Elle permet également aux organisations de répondre non seulement aux exigences techniques, mais aussi à des critères qualitatifs tels qu'un langage plus clair, une typographie améliorée et un meilleur contraste, ce qui se traduit par une expérience utilisateur plus inclusive. Dans de nombreux cas, cela constitue également une occasion propice pour revoir la solution CCM dans son ensemble.
Toutefois, si l'initiative en matière d'accessibilité est soumise à des délais serrés, cette approche peut s'avérer difficile en raison du temps nécessaire à sa mise en œuvre et, selon la plateforme choisie, des coûts plus élevés.
2. Modules complémentaires d'accessibilité – « Accessibilité par remédiation »
Avec cette approche, les fonctionnalités d'accessibilité telles que le balisage et l'ordre de lecture sont ajoutées après la génération du PDF. La mise en page visuelle et le contenu du PDF restent inchangés, bien que les mises à jour de contenu puissent bien sûr être gérées séparément si nécessaire.
Avantages :
- Délai de commercialisation court
- Indépendant de la source (selon le modèle de licence)
- Peut prendre en charge les documents historiques
Inconvénients :
- Complexité accrue due à la double base de code (CCM + remédiation)
- Traite principalement de l'accessibilité technique
La correction post-rédaction est un moyen rapide et efficace de créer de la valeur dès le début d'une initiative en matière d'accessibilité. OpenText Quadient fournissent tous deux des outils de correction :
- Module complémentaire OpenText
- Quadient Inspire Adapt
Si les conditions techniques préalables sont remplies, telles qu'une configuration de projet CCM appropriée ou des systèmes sources compatibles, le travail de correction peut être divisé en plusieurs flux parallèles. Cette approche est donc particulièrement adaptée aux projets dont les délais sont serrés.
Les principaux avantages sont la rapidité et la flexibilité. Cette approche peut être largement indépendante de la source et, selon le modèle de licence, elle peut également prendre en charge à la fois les documents nouveaux et anciens. La mise en œuvre est généralement simple.
Cependant, la correction introduit deux bases de code distinctes : l'une pour la génération de documents et l'autre pour la correction des PDF. Cela nécessite une gouvernance rigoureuse, une gestion contrôlée des changements et un cadre de test robuste afin de garantir que les deux couches restent alignées au fil du temps.
3. Passer au format HTML (avec le format PDF comme alternative)
La diffusion de contenu au format HTML se traduit souvent par une accessibilité nettement supérieure. Le HTML est intrinsèquement bien adapté aux technologies d'assistance, offrant une prise en charge solide de la structure sémantique, de la réactivité, de la navigation et de la présentation contrôlée par l'utilisateur. Dans de nombreux cas d'utilisation, le HTML peut donc servir de format de diffusion principal, tandis que le PDF est conservé comme version de secours ou d'archivage.
Avantages
- Un niveau d'accessibilité plus élevé peut être atteint.
- Faibles coûts liés aux logiciels et aux outils
- Le format PDF peut être conservé à titre complémentaire ou à des fins juridiques, d'audit et d'archivage.
Inconvénients
- Ne convient pas comme substitut aux PDF dans tous les contextes juridiques.
- Nécessite un travail d'enquête et de modélisation
- Double maintenance potentielle (livraison HTML et génération PDF)
Dans les boîtes de réception numériques, les utilisateurs interagissent généralement avec les informations transactionnelles via une vue HTML optimisée pour l'accessibilité et la convivialité, tout en ayant la possibilité de télécharger le PDF correspondant à des fins de référence ou de stockage si nécessaire.
Une lettre au format HTML dans les boîtes de réception numériques sera facile à lire avec les technologies d'assistance, le texte étant généralement redimensionnable, entre autres avantages.
Cette approche ne vise plus à rendre les fichiers PDF accessibles, mais à garantir que les utilisateurs reçoivent les informations dans un format accessible par défaut. Le fichier PDF est toujours généré et stocké lorsque cela est nécessaire (par exemple, pour des raisons de conformité légale, d'audit ou d'archivage à long terme), mais il n'est plus l'interface principale pour l'utilisateur final.
Quand une approche HTML-first est-elle pertinente ?
Du point de vue du CCM, cette approche est particulièrement pertinente lorsque :
- Une mise à niveau complète du système n'est pas immédiatement réalisable.
- Les législations en matière d'accessibilité, telles que la loi européenne sur l'accessibilité (EAA), doivent toujours être respectées.
- Les documents sont principalement informatifs et ne sont pas juridiquement contraignants.
Dans ces situations, les organisations peuvent fournir du contenu au format HTML tout en conservant le format PDF comme format complémentaire, secondaire ou de secours. Cela permet de progresser vers la conformité en matière d'accessibilité sans retarder les initiatives de modernisation à long terme du CCM.
Une approche axée sur le HTML permet également d'améliorer la clarté du langage, la structure, la typographie et le contraste, comme c'est le cas dans un environnement CCM entièrement mis à niveau. Certains travaux d'investigation et de modélisation peuvent être nécessaires pour extraire ou restructurer la logique des documents, en particulier pour les modèles plus anciens, mais cette approche offre souvent une voie pragmatique et évolutive vers l'accessibilité.
Par où commencer ?
Commencez par identifier l'approche (ou la combinaison d'approches) qui correspond le mieux au paysage documentaire, aux délais et aux obligations réglementaires de votre organisation.
Prenez rendez-vous avec Axess Lab et Enit, et nous vous aiderons à évaluer votre situation actuelle et à définir la voie la plus efficace à suivre :contact@enit.se
Cet article est le fruit d'une collaboration avec Axess Lab.
Ce document a été rédigé par Lisa Huge, d'ENIT, et Hampus Sethfors, d'Axess Lab, à l'occasion d'un webinaire organisé conjointement par ENIT et Axess Lab.
Voici un lien vers l'enregistrement du webinaire.
Voici un lien vers les services proposés par ENIT en matière d'accessibilité : ENIT Accessibility LAB.
