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Als ein führender Automobilhändler einen neuen Prozess zur Rechnungsautomatisierung benötigte, konnte das interne IT-Team dies nicht umsetzen – nicht, weil die Aufgabe zu komplex war, sondern weil es an Kapazitäten und den richtigen Tools mangelte. ENIT sprang ein und schaffte es mithilfe von ENIT Flowbuilder in Verbindung mit OpenText , das Projekt in weniger als zwei Monaten vom Auftrag bis zur Inbetriebnahme abzuschließen. So sah das in der Praxis aus.
Das Problem: Eine Kluft zwischen Bedarf und Umsetzung
Der Händler betreibt eine E-Commerce-Plattform, auf der Kunden rund um die Uhr Fahrzeugzubehör und -extras kaufen können. Jeder Kauf löst eine Rechnung aus – eine Rechnung, die ausgestellt, unterzeichnet und an die nationale Steuerbehörde gemeldet werden muss, und zwar auf eine vorschriftsmäßige und nachprüfbare Weise.
Der Kunde nutzte bereits OpenText für die Rechnungsstellung aus SAP und anderen Altsystemen. Als ein neuer Rechnungsfluss erforderlich wurde, um die Rechnungen von der E-Commerce-Plattform zu verarbeiten, landete das Projekt auf dem Schreibtisch des zentralen IT-Teams. Dieses prüfte den Auftrag und kam zu dem Schluss, dass es ihn nicht übernehmen könne – aufgrund fehlender Ressourcen und mangelnder Vertrautheit mit der Integrationsschicht hätte sich der Zeitplan weit über die vom Unternehmen geforderten Fristen hinaus verzögert.
ENIT war bereits mit diesem Projekt betraut. Der Auftrag wurde in ersten Gesprächen erörtert, und das ENIT-Team gab an, dass es diesen zügig umsetzen könne. Entwicklung, Tests und Auslieferung erfolgten innerhalb von weniger als zwei Monaten.
Wie ENIT Flowbuilder den Entwicklungszyklus verkürzt hat
Die Geschwindigkeit war der Architektur zu verdanken. Anstatt den Integrationscode von Grund auf neu zu schreiben, stellte das Team den Ablauf visuell mit dem ENIT Flowbuilder zusammen – der hauseigenen Low-Code-Integrationsplattform von ENIT, die genau für diese Art der Prozessorchestrierung entwickelt wurde.
Der Ablauf deckt den gesamten Prozess von Anfang bis Ende ab:
- Ruft nach einem festgelegten Zeitplan die API der E-Commerce-Plattform des Händlers ab und durchläuft dabei die neuen Rechnungen und Gutschriften seitenweise
- Ruft jedes Dokument als JSON ab und konvertiert es für die weitere Verarbeitung in XML
- Es wird ein Abgleich mit einem bereits verarbeiteten Archiv durchgeführt, sodass keine Rechnung doppelt ausgestellt wird
- Sendet die XML-Datei an die Steuerbehörden – und fügt den Rechnungsdaten eine kryptografische Signatur hinzu
- Fügt in jede Rechnung einen QR-Code ein, den Verbraucher scannen können, um die Gültigkeit des Dokuments auf dem Portal der Steuerbehörde zu überprüfen
- Leitet das unterzeichnete Dokument an OpenText weiter, wo das endgültige PDF erstellt und verteilt wird – hauptsächlich per E-Mail
Der Workflow protokolliert zudem jede Transaktion in einer Datenbank – Zeitstempel, Rechnungsanzahl, Batch-IDs – und geht mit Fehlern elegant um: Wenn ein SFTP-Upload fehlschlägt, wird die Datei in einen Ordner für Wiederholungsversuche verschoben und im nächsten Zyklus erneut gesendet.
Dies ist keine einfache „Hello World“-Integration. Sie unterstützt verschiedene Dokumenttypen, Paginierung, Fehlerbehebung, Dublettenerkennung, vorschriftsmäßige Signatur und Audit-Protokollierung. Die Tatsache, dass sie in nur sechs Wochen entwickelt und bereitgestellt wurde, sagt mehr über die Leistungsfähigkeit der Tools aus als über die Einfachheit der Aufgabe.
Warum die Einhaltung der Vorschriften zur Steuerunterschrift den Prozess nicht verlangsamt hat
Bei vielen Integrationsprojekten führen Compliance-Anforderungen zu einem größeren Umfang und zu mehr Unsicherheit. In diesem Fall wurde der Signaturschritt – bei dem jede Rechnung mit einer behördlich vorgeschriebenen kryptografischen Signatur versehen wird, bevor sie rechtsgültig ausgestellt werden kann – lediglich als weiterer Knotenpunkt im Ablauf betrachtet.
Da ENIT Flowbuilder die Integrationslogik von der Ausgabeschicht trennt, bedeutet das Hinzufügen eines Schritts zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften nicht, dass die Pipeline neu gestaltet werden muss. Die Daten werden weitergeleitet, signiert und an Exstream weitergeleitet. Jede Stufe ist sichtbar, nachprüfbar und unabhängig testbar.
Dieses Modell lässt sich direkt auf andere Compliance-Vorgaben übertragen: ZUGFeRD in Deutschland, PEPPOL für grenzüberschreitende B2B-Transaktionen oder Swefaktura für den schwedischen öffentlichen Sektor. Das zugrunde liegende Prinzip ist dasselbe – ein definierter Transformationsschritt, kein neues Projekt.
Was dies für Prozess- und Produktverantwortliche bedeutet
Das Ergebnis war nicht nur eine schnellere Umsetzung. Es war ein neues Modell dafür, wie Integrationsarbeit geleistet wird.
Traditionelle Entwicklungszyklen – Definieren, Beschaffen, Entwickeln, Testen, Bereitstellen – sind bei der Erstellung großer Plattformen sinnvoll. Für Integrationsaufgaben sind sie jedoch unverhältnismäßig, da hier die Logik zwar gut verstanden wird, die Umsetzung jedoch durch die verfügbaren Ressourcen und die Flexibilität der Tools eingeschränkt ist. ENIT Flowbuilder wurde entwickelt, um diese Lücke zu schließen: Abläufe werden visuell zusammengestellt, Änderungen sind nachvollziehbar, und die Geschäftslogik ist im Ablauf selbst enthalten, anstatt im Anwendungscode verborgen zu sein.
Für einen Prozessverantwortlichen bedeutet dies, dass er nachvollziehen kann, was das System tut. Für einen Produktverantwortlichen bedeutet dies, dass Änderungswünsche keinen Entwicklungssprint erfordern. Für einen Lösungsarchitekten bedeutet dies, dass die Integrationsschicht auch ohne „Stammeswissen“ wartbar ist.
Haben Sie ein ähnliches Problem?
Wenn Sie mit einem Rechnungsbearbeitungsprozess zu kämpfen haben, der von veralteten Systemintegrationen abhängt, mit einer Compliance-Frist, die die IT-Abteilung nach eigenen Angaben nicht rechtzeitig einhalten kann, oder mit einem immer größer werdenden Lieferrückstand – wir zeigen Ihnen gerne auf, wie eine Lösung in Ihrem Umfeld aussehen könnte.
Kontaktieren Sie ENIT , um mit uns ins Gespräch zu kommen, oder erfahren Sie mehr über ENIT Flowbuilder unter enit.se.
