Barrierefreiheit systemgenerierter PDF-Dateien: Drei Ansätze zur Einhaltung der Vorschriften

Die Barrierefreiheit systemgenerierter PDF-Dateien ist einer der am häufigsten übersehenen Bereiche bei der Einhaltung von Barrierefreiheitsstandards. Während sich die meisten Leitfäden auf manuell erstellte Dateien konzentrieren, wird der Großteil personalisierter Dokumente – Gehaltsabrechnungen, Kreditverträge, Steuerbescheide – von Systemen erstellt. In diesem Artikel wird erläutert, was dies in der Praxis bedeutet und wie Unternehmen damit umgehen können.

Wie stellen Sie sicher, dass von Systemen generierte Dokumente – wahrscheinlich die meisten Dokumente, die es heute gibt – für Benutzer zugänglich sind und den Gesetzen zur Barrierefreiheit entsprechen? Lassen Sie uns dieses Thema in diesem Artikel genauer unter die Lupe nehmen!

Was ist das Problem?

Beim Thema barrierefreie Dokumente konzentrieren sich fast alle Anleitungen aufmanuell erstellteDateien: wie man eine PDF-Datei manuell mit Tags versieht, wie man ein Word-Dokument korrekt exportiert und so weiter.

Aber denken Sie einmal an die letzten Dokumente, die Sie erhalten haben und die auf Sie persönlich zugeschnitten waren. Vielleicht ein:

Kreditzusage Ihrer Bank
Gehaltsabrechnung
Steuerinformationen
digitaler Beleg

Diese Dokumente werden fast immer von Systemen generiert.

Wenn sie aus einer Organisation stammen, die den Gesetzen zur Barrierefreiheit unterliegt (öffentlicher Sektor, Banken, E-Commerce usw.),müssenDokumentebarrierefrei sein– unabhängig davon, wie sie erstellt wurden.

In der Praxis umfasst die Barrierefreiheit von Dokumenten Folgendes:

Das Dokument ist ordnungsgemäß getaggt.
Überschriften, Tabellen, Listen usw. sind korrekt markiert.
Bilder haben Alt-Text, der sie beschreibt.
Der Farbkontrast von Text und wichtigen grafischen Elementen ist ausreichend.

Kurz gesagt: Assistive Technologien wieScreenreadermüssen in der Lage sein, die Struktur und den Inhalt zu verstehen.

Beispiel: ein unzugängliches, vom System generiertes Dokument

Hier ist ein klassisches Beispiel für ein Dokument ohne Tags. Im Bereich „Barrierefreiheits-Tags“, den ich in Adobe Acrobat Pro geöffnet habe, wird „Keine Tags verfügbar“ angezeigt:

Nicht getaggtes, vom System generiertes Dokument

Ohne Tags können assistive Technologien wie Screenreader den Inhalt nicht sinnvoll interpretieren. Viele sehbehinderte Benutzer navigieren in Dokumenten, indem sie zwischen Überschriften springen – was einfach unmöglich ist, wenn Überschriften nicht mit Tags versehen sind.

Beispiel: ein barrierefreies, vom System generiertes Dokument

Hier ist eine leicht verständliche Version.

Mit einem System-generierten Dokument versehen

Beachten Sie, dass der Tag-Baum eine aussagekräftige Struktur aufweist:

<H1>, <H2> and so on for headings
<P> for paragraphs
<Table>, <TH>, <TD> for tables (TH and TD stand for table header and table data)
<L> and <LI> for lists (List and List Item)

Diese Struktur ist von zentraler Bedeutung, um das Dokument für Nutzer von assistiver Technologie zugänglich und nutzbar zu machen.

Finden Sie heraus, wie zugänglich die von Ihrem System generierten Dokumente sind.

Wenn Sie Adobe Acrobat Pro haben, ist dies relativ einfach:

Öffnen Sie das Fenster„Barrierefreiheits-Tags“.
Führen Sieden Barrierefreiheitsprüfervon Adobe aus.

Sie erhalten schnell einen Überblick darüber, was funktioniert und was nicht.

Sie haben kein Acrobat Pro? Kontaktieren Sie uns, wir helfen Ihnen gerne bei einer ersten Bestandsaufnahme:contact@enit.se

Drei Wege, um die Herausforderung anzugehen

Es gibt drei gängige Strategien zur Verbesserung der Barrierefreiheit in systemgenerierten Dokumenten. Welche davon Sie wählen, hängt wahrscheinlich vom aktuellen Stand Ihrer Organisation ab.

System-Upgrade oder Migration– wir können dies als „Barrierefreiheit durch Design“ bezeichnen.
Add-ons für Barrierefreiheit– „Barrierefreiheit durch Nachbesserung“
Wechsel zu HTML (mit PDF als Alternative)– „Barrierefreiheit als Standard“

Gehen wir sie nacheinander durch!

1. System-Upgrade oder Migration – „Barrierefreiheit durch Design“

Dies ist der robusteste, aber auch der zeitaufwändigste Ansatz, um Barrierefreiheit in systemgenerierten Dokumenten zu erreichen.

Vorteile:

Einmaliger Implementierungsaufwand
Langfristige, wartungsfreundliche Lösung
<span”>Supports all aspects of accessibility, not only technical compliance

Nachteile:

Kann zeitaufwendig und komplex sein
Möglicherweise ist eine Neuinstallation erforderlich.
Befasst sich nicht mit historischen Dokumenten

Die meisten vom System generierten Dokumente werden mit einem Customer Communication Management (CCM)-System erstellt. Die drei größten CCM-Anbieter sind OpenText, Quadient und Smart Communications.

Alle drei bieten Plattformen, die die Erstellung barrierefreier PDF-Dateien unterstützen, darunter:

OpenText
Quadient Inspire Flex
Quadient Inspire Evolve
Intelligente Kommunikation SmartCOMM

Die Barrierefreiheitsunterstützung dieser Plattformen hat sich in den letzten Jahren erheblich weiterentwickelt. Bei Verwendung der neuesten Versionen bieten alle drei Anbieter eine umfassende Unterstützung für die barrierefreie PDF-Ausgabe.

Die Einführung von Barrierefreiheit durch ein System-Upgrade erfordert, dass alle Dokumentvorlagen überprüft und mit der richtigen semantischen Struktur und Tagging aktualisiert werden. Dazu gehört der korrekte Umgang mit Überschriften, Tabellen, Bildern, Listen und anderen Elementen, die die Benutzererfahrung für Nutzer von assistiven Technologien wie Screenreadern beeinflussen.

Die Organisation muss sich für eine Migrationsstrategie entscheiden – entweder eine 1:1-Migration oder eine Rationalisierung der Vorlagen. Wir empfehlen in der Regel, mit Workshops zur Rationalisierung der Vorlagen zu beginnen, um den Umfang zu reduzieren und Synergien zu identifizieren. Dieser Ansatz hat sich als wirksam erwiesen, um die Markteinführungszeit zu verkürzen und gleichzeitig die CCM-Einrichtung zukunftssicher zu machen.

Ein System-Upgrade unterstützt die Barrierefreiheit aller neuen Dokumente durch Design. Außerdem können Unternehmen damit nicht nur technische Compliance-Anforderungen erfüllen, sondern auch qualitative Aspekte wie eine klarere Sprache, eine verbesserte Typografie und einen besseren Kontrast berücksichtigen – was zu einer inklusiveren Benutzererfahrung führt. In vielen Fällen ist dies auch eine gute Gelegenheit, die CCM-Lösung als Ganzes zu überprüfen.

Wenn die Barrierefreiheitsinitiative jedoch engen Fristen unterliegt, kann dieser Ansatz aufgrund der Implementierungszeit und, je nach gewählter Plattform, höherer Kosten eine Herausforderung darstellen.

2. Add-ons für Barrierefreiheit – „Barrierefreiheit durch Nachbesserung“

Bei diesem Ansatz werden Barrierefreiheitsfunktionen wie Tagging und Lesereihenfolge nach der Erstellung der PDF-Datei hinzugefügt. Das visuelle Layout und der Inhalt der PDF-Datei bleiben unverändert, wobei Inhaltsaktualisierungen bei Bedarf natürlich separat vorgenommen werden können.

Vorteile:

Kurze Markteinführungszeit
Quellenunabhängig (abhängig vom Lizenzmodell)
Kann historische Dokumente unterstützen

Nachteile:

Erhöhte Komplexität aufgrund doppelter Codebasen (CCM + Remediation)
Befasst sich in erster Linie mit technischer Barrierefreiheit

Die Nachbearbeitung von Texten ist eine schnelle und effektive Methode, um schon frühzeitig im Rahmen einer Barrierefreiheitsinitiative einen Mehrwert zu schaffen. Sowohl OpenText Quadient bieten Tools zur Nachbearbeitung an:

OpenText -Add-on für OpenText
Quadient Inspire Adapt

Wenn die technischen Voraussetzungen erfüllt sind – wie beispielsweise eine geeignete CCM-Projektkonfiguration oder kompatible Quellsysteme –, können die Korrekturarbeiten in mehrere parallele Stränge aufgeteilt werden. Dadurch eignet sich dieser Ansatz besonders für Projekte mit engen Terminvorgaben.

Die Hauptvorteile sind Geschwindigkeit und Flexibilität. Der Ansatz kann weitgehend quellunabhängig sein und je nach Lizenzmodell sowohl neue als auch historische Dokumente unterstützen. Die Implementierung ist in der Regel unkompliziert.

Die Korrektur führt jedoch zu zwei separaten Codebasen: eine für die Dokumentenerstellung und eine für die PDF-Korrektur. Dies erfordert eine disziplinierte Governance, ein kontrolliertes Änderungsmanagement und ein robustes Testframework, um sicherzustellen, dass beide Ebenen im Laufe der Zeit aufeinander abgestimmt bleiben.

3. Wechsel zu HTML (mit PDF als Alternative)

Die Bereitstellung von Inhalten im HTML-Format führt oft zu einer deutlich höheren Barrierefreiheit. HTML eignet sich von Natur aus gut für assistive Technologien und bietet eine starke Unterstützung für semantische Strukturen, Reaktionsfähigkeit, Navigation und benutzergesteuerte Darstellung. Für viele Anwendungsfälle kann HTML daher als primäres Bereitstellungsformat dienen, während PDF als Backup- oder Archivversion beibehalten wird.

Vorteile

Ein höheres Maß an Barrierefreiheit kann erreicht werden.
Geringe Kosten für Software und Werkzeuge
PDF-Dateien können als Ergänzung oder für rechtliche, Prüfungs- und Archivierungszwecke aufbewahrt werden.

Nachteile

Nicht als Ersatz für PDFs in allen rechtlichen Kontexten geeignet
Erfordert investigative und modellierende Arbeit
Mögliche doppelte Pflege (HTML-Auslieferung und PDF-Erstellung)

In digitalen Posteingängen interagieren Benutzer in der Regel mit Transaktionsinformationen über eine HTML-basierte Ansicht, die hinsichtlich Barrierefreiheit und Benutzerfreundlichkeit optimiert ist, wobei sie weiterhin die Möglichkeit haben, das entsprechende PDF zur Referenz oder zur Speicherung herunterzuladen, wenn dies erforderlich ist.

Ein HTML-basierter Brief in digitalen Posteingängen lässt sich mit assistiven Technologien leicht lesen, und der Text ist in der Regel unter anderem in der Größe anpassbar.

Dieser Ansatz verlagert den Schwerpunkt von der Barrierefreiheit von PDF-Dateien hin zur Gewährleistung, dass Benutzer Informationen in einem standardmäßig barrierefreien Format erhalten. Die PDF-Datei wird weiterhin generiert und bei Bedarf gespeichert – beispielsweise zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, für Audits oder zur Langzeitarchivierung –, ist jedoch nicht mehr die primäre Schnittstelle für den Endbenutzer.

Wann ist ein HTML-First-Ansatz sinnvoll?

Aus Sicht des CCM ist dieser Ansatz besonders relevant, wenn:

Eine vollständige Systemaktualisierung ist nicht sofort möglich.
Gesetze zur Barrierefreiheit, wie beispielsweise das Europäische Gesetz zur Barrierefreiheit (EAA), müssen weiterhin eingehalten werden.
Dokumente dienen in erster Linie der Information und sind nicht rechtsverbindlich.

In solchen Situationen können Organisationen Inhalte in HTML bereitstellen und gleichzeitig das PDF-Format als ergänzendes, sekundäres oder Ausweichformat beibehalten. Auf diese Weise können Fortschritte bei der Einhaltung der Barrierefreiheitsvorschriften erzielt werden, ohne dass längerfristige Initiativen zur Modernisierung des CCM verzögert werden.

Ein HTML-First-Ansatz ermöglicht auch Verbesserungen hinsichtlich Sprachklarheit, Struktur, Typografie und Kontrast – ähnlich wie dies in einer vollständig aktualisierten CCM-Umgebung möglich ist. Unter Umständen sind einige Untersuchungen und Modellierungen erforderlich, um die Dokumentlogik zu extrahieren oder neu zu strukturieren, insbesondere bei älteren Vorlagen. Dieser Ansatz bietet jedoch oft einen pragmatischen und skalierbaren Weg zur Barrierefreiheit.

Wo soll ich anfangen?

Beginnen Sie damit, zu ermitteln, welcher Ansatz – oder welche Kombination von Ansätzen – am besten zu den Dokumentenstrukturen, Zeitplänen und regulatorischen Verpflichtungen Ihres Unternehmens passt.

Vereinbaren Sie einen Termin mit Axess Lab und Enit, und wir helfen Ihnen dabei, Ihre aktuelle Situation zu bewerten und den effektivsten Weg für die Zukunft zu definieren:contact@enit.se

Dieser Artikel ist eine Zusammenarbeit mit Axess Lab.

Der Beitrag wurde von Lisa Huge(ENIT) und Hampus Sethfors (Axess Lab) für ein gemeinsam von ENIT und Axess Lab veranstaltetes Webinar verfasst.

Hier ist ein Link zum aufgezeichneten Webinar.

Hier ist ein Link dazu, wie ENIT Ihnen bei der Barrierefreiheit helfen kann: ENIT Accessibility LAB

Häufig gestellte Fragen zur Barrierefreiheit systemgenerierter PDF-Dateien

Was versteht man unter der Barrierefreiheit systemgenerierter PDF-Dateien?

Die Barrierefreiheit systemgenerierter PDF-Dateien bezieht sich darauf, sicherzustellen, dass PDF-Dateien, die automatisch von Softwaresystemen erstellt werden – wie Gehaltsabrechnungen, Kreditverträge oder Steuerbescheide –, von assistiven Technologien wie Bildschirmleseprogrammen gelesen werden können. Im Gegensatz zu manuell erstellten Dokumenten werden diese PDF-Dateien von Customer-Communication-Management-Systemen (CCM) ausgegeben und müssen ordnungsgemäß mit semantischen Strukturangaben (Überschriften, Tabellen, Listen, Alternativtext) versehen sein, um den gesetzlichen Bestimmungen zur Barrierefreiheit wie dem Europäischen Gesetz zur Barrierefreiheit zu entsprechen.

Welche CCM-Plattformen unterstützen die Ausgabe barrierefreier PDF-Dateien?

Die drei wichtigsten CCM-Plattformen unterstützen alle die Erstellung barrierefreier PDF-Dateien: OpenText , Quadient Inspire Flex, Quadient Inspire Evolve und Smart Communications SmartCOMM. Die Unterstützung der Barrierefreiheit hat sich auf diesen Plattformen in den letzten Jahren erheblich weiterentwickelt. Bei Verwendung der aktuellen Versionen bieten alle drei Anbieter umfassende Unterstützung für korrekt getaggte, barrierefreie PDF-Ausgaben. Um Barrierefreiheit in der Praxis zu gewährleisten, müssen Dokumentvorlagen jedoch weiterhin überprüft und mit der richtigen semantischen Struktur aktualisiert werden.

Verwenden Sie ältere CCM-Versionen, die keine barrierefreie PDF-Ausgabe unterstützen?

Dann ist dieser Artikel genau das Richtige für dich.

Was ist der Unterschied zwischen PDF-Tagging und PDF-Korrektur?

Unter PDF-Tagging versteht man, dass die Barrierefreiheitsstruktur – Überschriften, Absätze, Tabellen, Listen und Alternativtext – bereits bei der Erstellung durch das CCM-System in das Dokument integriert wird. Die PDF-Nachbearbeitung ist ein Nachbearbeitungsverfahren, bei dem Barrierefreiheitsmerkmale zu einem bereits erstellten PDF hinzugefügt werden, ohne dessen visuelles Layout zu verändern. Die Tagging-Erstellung an der Quelle (Barrierefreiheit durch Design) ist die nachhaltigere langfristige Lösung, während die Nachbearbeitung einen schnelleren Weg zur Konformität bietet und auch auf ältere Dokumente angewendet werden kann.

Gilt das Europäische Gesetz über die Barrierefreiheit auch für automatisch erstellte Dokumente?

Ja. Das Europäische Gesetz zur Barrierefreiheit (EAA), das ab Juni 2025 gilt, gilt für digitale Produkte und Dienstleistungen, die von Organisationen des privaten Sektors angeboten werden, darunter Banken, E-Commerce-Plattformen und Finanzdienstleister. Von diesen Organisationen erstellte Dokumente – unabhängig davon, ob sie manuell oder durch automatisierte Systeme erstellt werden – müssen die Anforderungen an die Barrierefreiheit erfüllen. Dazu gehören auch an Kunden versendete PDF-Dateien wie Rechnungen, Kontoauszüge und Verträge.

Was versteht man unter einem „HTML-first“-Ansatz bei der Barrierefreiheit von Dokumenten?

Ein „HTML-first“-Ansatz bedeutet, dass Transaktionsdokumente in erster Linie als HTML statt als PDF bereitgestellt werden. HTML ist von Natur aus besser für assistive Technologien geeignet und bietet native Unterstützung für semantische Struktur, responsives Layout und benutzergesteuerte Darstellung. In diesem Modell wird das PDF weiterhin generiert und dort gespeichert, wo es gesetzlich vorgeschrieben ist – zu Archivierungs- oder Prüfungszwecken –, ist jedoch nicht mehr das primäre Format, mit dem der Endnutzer interagiert. Dieser Ansatz kann ein pragmatischer Weg zur Einhaltung der Barrierefreiheitsvorschriften sein, während ein längerfristiges CCM-Upgrade geplant wird.